Smart Working, il lavoro agile, nell’ultimo anno se ne è parlato molto. Ma non significa solo lavorare da casa. E non è una semplice riproposizione del vecchio telelavoro. È molto di più: significa sfruttare al meglio la tecnologia per favorire la mobilità.

L’obiettivo: dare più flessibilità alle strutture aziendali, per creare un nuovo equilibrio tra vita lavorativa e tempo libero.

L’uso più strutturato di computer portatili e smartphone è solo una parte del cambiamento che riguarda la riorganizzazione degli uffici, la valorizzazione del ruolo delle persone e lo stile della leadership aziendale.

L’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano ha rilevato che il 53% delle grandi Aziende sta già sperimentando il lavoro agile. Anche sul fronte legislativo, con la Legge di Stabilità 2016, sono stati redatti nove articoli dedicati a questo tema.

Tuttavia il concetto di Smart Working è molto vasto; perciò abbiamo individuato cinque punti chiave per raccontare come tale lavoro agile intenda cambiare il modo di lavorare.

Falsi miti e vere opportunità

“Le persone se ne approfittano e la produttività diminuisce”, è la preoccupazione dei dirigenti. “Rischierei di non trovare più un posto dove sedermi una volta tornato in ufficio”, è il timore dei lavoratori. “È solo una moda passeggera. Serve solo per chi ha la possibilità di lavorare da casa”, è l’opinione dei critici.

La realtà è diversa. Se ben integrato, lo smart working porta benefici diffusi. Il più tangibile: usare la tecnologia per lavorare in mobilità o da casa, permette di risparmiare fino a 100 minuti a settimana, tempo normalmente “sprecato” durante spostamenti non essenziali.

Ma non è tutto. Guardiamo al lavoro agile in modo più ampio:

  • Rafforza il senso di comunità attraverso comportamenti collaborativi e la condivisione degli obiettivi personali e dell’Azienda
  • Aumenta il senso di soddisfazione e di realizzazione dei dipendenti
  • L’uso delle tecnologie permette di raggiungere gli obiettivi in modo più rapido
  • Gli uffici non sono più “contenitori” ma luoghi pensati per garantire il massimo comfort.

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Non c’è una ricetta magica. Ogni Azienda può scegliere la sua formula

Lo Smart Working non ha una formula unica. Ogni Azienda può scegliere la combinazione più adatta secondo il settore in cui opera, il numero di sedi e di collaboratori esterni. Non significa necessariamente far lavorare le persone da casa.

Anzi, al contrario del telelavoro, questa formula è utilizzata nella maggior parte dei casi da residenti in Azienda. Il luogo di lavoro però non è più ancorato alla scrivania. I dipendenti possono avere una postazione mobile tanto negli uffici di un’impresa quanto al di fuori di essa.

Lo Smart Working favorisce la creazione di nuovi spazi urbani, come i co-working, ossia ambienti lavorativi condivisi tra risorse di differenti imprese. Non di meno importante, genera flessibilità nell’orario di lavoro. Riassumendo: il lavoro agile permette di ricombinare con facilità spazi e competenze.

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Dall’ufficio tradizionale, allo smart office

Lo smart office offre servizi per videoconferenze, stanze con riduzione del rumore e ambienti condivisi prenotabili su richiesta per svolgere determinate attività. Talvolta include anche “isole digitali” al di fuori della sede dell’Azienda, che permettono di collegarsi alle risorse interne senza timbrare il cartellino. Con il lavoro agile spazio e tempo non sono più rigidi e il concetto di ufficio diventa superato.

Gli spazi diventano luoghi specializzati in base alle esigenze professionali e possono essere riconfigurati con facilità.

Spostare sedie e tavoli non è semplice e molte volte neppure economico; lo smart office invece è progettato per consentire la riorganizzazione degli ambienti con tempi e costi contenuti: al variare delle esigenze gli spazi mutano. In questo contesto il Wi-Fi esteso è indispensabile.

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Chi è lo smart worker, il profilo del lavoratore “intelligente”

In passato, a richiedere il telelavoro erano soprattutto le donne. Una scelta, a volte sofferta, presa per stare vicino ai figli piccoli. Era un’opzione che bloccava la carriera e, nel peggiore dei casi, creava una situazione di isolamento tra casa (dove si trova il lavoratore) e ufficio (il luogo dove avvengono le decisioni). Ma questo è il passato.

Oggi, secondo i dati dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, non c’è una preponderanza di genere. Gli smart worker sono i “lavoratori della conoscenza” e cioè: i commerciali, gli addetti al marketing e chi si occupa di comunicazione. O ancora chi lavora spesso in trasferta. Sono cioè quelle persone che danno il meglio con flessibilità di orari e autonomia.

Ma non può esser lasciato tutto alle scelte individuali. Per poter funzionare, il lavoro agile ha bisogno di uno stile di leadership adeguato: deve puntare su fiducia, bilanciamento del controllo, valorizzazione delle persone e dei loro talenti. E dev’essere basato sui risultati e non sul numero di ore lavorate. I pregiudizi sul rendimento devono essere abbandonati: è stato dimostrato che offrire strumenti per la mobilità garantisce un recupero di produttività che può arrivare al 15%.

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Il ruolo della tecnologia: sempre con il lavoratore, mai invasiva

Smartphone, tablet e notebook hanno reso la comunicazione e la condivisione delle conoscenze e più facili. La regola, per tutti, è BYOD. Acronimo inglese che significa Bring Your Own Device (“Usa il tuo dispositivo”). La tecnologia non è più un oggetto ingombrante confinato su una scrivania. Segue la vita del lavoratore.

Ed ecco una delle difficoltà reali dello smart working: da un lato le aziende devono poter garantire la sicurezza dei dati scambiati anche al di fuori degli uffici, dall’altro le informazioni che viaggiano sui dispositivi – anche oltre l’orario di lavoro ­ – rischiano di fagocitare il tempo libero dei dipendenti. Quest’ultimo fenomeno ha un nome: “work intensification” e non si supera ponendo restrizioni, ma puntando sulla responsabilizzazione: al coordinamento e alla pianificazione dev’esser data la massima importanza.